Tuy nhiên, cũng có không ít doanh nghiệp thất bại đơn giản chỉ vì người lãnh đạo không có một tác phong làm việc chuyên nghiệp. Họ đến trễ giờ hẹn, ăn mặc không đứng đắn, không tôn trọng đồng nghiệp và đưa ra những lý do thoái thác khó chấp nhận. Như vậy, cho dù bạn đang làm việc trong bất cứ ngành nghề nào, phong thái chuyên nghiệp là yếu tố hết sức quan trọng, quyết định sự thành bại trong sự nghiệp của bản thân bạn.
Lấy ví dụ, ngay cả khi bạn là một nghệ sĩ, nếu muốn người ta mua những tác phẩm của bạn, bạn cũng cần xử sự như một doanh nhân thực thụ. Vậy những yếu tố nào cấu thành nên một tác phong làm việc chuyên nghiệp?
Tùy thuộc vào từng công việc, đôi lúc bạn sẽ không nhất thiết phải cần đến complet và cà vạt. Tuy nhiên, ít nhất, thứ bạn mặc trên người vẫn cần được trau chuốt, phẳng phiu, sạch sẽ, vừa vặn và ưa nhìn. Hãy lựa chọn những trang phục mang tính cổ điển, không chạy theo mốt (trừ khi bạn làm việc trong ngành thời trang). Tốt nhất, hãy chú ý cách ăn mặc của những người đồng nghiệp và làm theo họ.
Hãy cố gắng luyện tập một giọng nói dễ nghe. Hạn chế tối đa việc sử dụng tiếng lóng, tránh ậm ừ trong giao tiếp. Tuyệt đối không được chửi thề.
Mỗi khi bạn giao dịch với khách hàng bằng email, thư viết tay hay các loại văn bản khác, nhớ rằng bạn sẽ phải tuân thủ theo đúng các quy chuẩn ngữ pháp và chính tả. Sử dụng những công cụ sửa lỗi và biên tập mà bạn có. Ngay cả những văn bản đơn giản như hóa đơn cũng cần được kiểm tra cặn kẽ. Một văn bản nói lên rất nhiều về người soạn thảo nó, vì vậy đừng để mất hình ảnh của bạn vì những lỗi không đâu.
Nếu bạn có một cuộc hẹn vào lúc 4h, hãy có mặt ít nhất lúc 3h55. Khách hàng sẽ không tôn trọng một đối tác trễ giờ, và dĩ nhiên họ không thích cảm giác phải chờ đợi một chút nào. Khả năng họ tìm kiếm một đối tác khác là rất cao.
Nếu bạn đã hứa sẽ hoàn thành công việc vào thứ 6, đừng bao giờ để dây dưa sang đến ngày thứ 7. Cũng đừng bao giờ muộn chuyển phát hàng hóa tới cho khách hàng. Một khi đã hứa điều gì với ai đó, đừng “hứa suông” những điều bạn không thể thực hiện được, bởi nó sẽ làm tổn hại nghiêm trọng tới uy tín của bạn.
6. Liên lạc sớm và thường xuyên.
Nếu như bạn bất ngờ gặp khó khăn với một dự án nào đó, trước hết hãy làm tất cả những gì có thể để giải quyết nó mà không cần phải làm bận tâm khách hàng. Tuy nhiên, nếu có bất kì điều gì cần phải thông báo với họ, hãy thông báo sớm nhất có thể. Đừng chờ đến ngày bàn giao mới “dội” cho họ “tin dữ” rằng bạn cần một vài tuần nữa để thực hiện. Cho dù khách hàng có thể bực mình khi được bạn thông báo những vấn đề kể trên, cho họ biết sớm vẫn là cần thiết. Việc đợi đến phút cuối, khi như mọi sự đã rồi là không thể chấp nhận được trong môi trường kinh doanh.
7. Trang bị đầy đủ những phương tiện cần thiết.
Công việc kinh doanh của bạn cần được trang bị những phương tiện làm việc nào? Bạn có cần máy fax hay không? Hãy sắm cho văn phòng của mình một chiếc máy fax và máy in nếu bạn không muốn khách hàng phải chờ đợi bạn chạy ra hàng in/photocopy gần nhất. Hãy sắm một chiếc điện thoại đa chức năng, thu nhận tín hiệu tốt nếu không muốn người gọi phải căng tai ra nghe xem bạn nói gì. Mua đầy đủ văn phòng phẩm, danh thiếp, và cả brochures sản phẩm để tránh tình trạng chạy xuôi chạy ngược chuẩn bị tài liệu khi khách hàng cần hỏi đến.
Trường hợp bạn làm trong lĩnh vực thương mại điện tử, đừng để giao diện website giao dịch của mình trông giống như nó được làm bởi một học sinh phổ thông. Chất lượng dịch vụ mà bạn cung cấp phản ánh năng lực cũng như sự chuyên nghiệp của chính bạn, vì vậy đừng xem nhẹ và cẩu thả.
8. Chú ý đến vệ sinh cá nhân.
Tưởng chừng nhưng nhỏ nhặt, nhưng một hơi thở thơm mát lại dễ gây thiện cảm cho người đối diện. Bên cạnh đó, hãy dùng nước hoa nếu có thể. Bỏ hết khuyên đeo ở những chỗ “nhạy cảm” trên cơ thể và che đậy hình xăm mỗi khi bạn đi giao dịch với khách hàng. Cho dù có thể là sở thích cá nhân, người ta cũng khó chấp nhận làm việc với một đối tác có những vòng khuyên bằng kim loại đeo ở vành mũi, lưỡi hay lông mày.
Khách hàng không quan tâm vì sao bạn hoàn thành không tốt công việc của mình. Họ không cần biết con bạn ốm, xe bạn hỏng giữa đường hay bạn bị ngộ độc thực phẩm phải nằm nhà nhiều ngày liền. Nếu có chuyện gì đó bất ngờ xảy ra, sẽ không có vấn đề gì nếu bạn thẳng thắn trình bày với khách hàng. Tuy nhiên, mục đích chính của bạn sẽ phải là khắc phục sự cố chứ không phải quanh co tìm cách kể lể lý do cá nhân. Đơn giản, hãy nói một lời xin lỗi lịch sự và hứa rằng bạn sẽ giải quyết vấn đề trong khả năng của mình.
Mỗi khi bạn nói dối, bạn đã tự đặt mình vào rắc rối với lời nói của mình. Cho dù đó là quá khoa trương trình độ học vấn hay hứa làm một thứ bạn không thể, nói dối thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp. Một khi bị phát giác, tên tuổi cũng như sự nghiệp của bạn có thể ngàn cân treo sợi tóc.
Bất cứ khi nào trò chuyện với khách hàng, hãy tỏ ra là người lịch sự, có văn hóa. Dùng những từ như “làm ơn” hay nói “cảm ơn”, “thưa ông/bà” không bao giờ là thừa. Không nói xấu khách hàng sau lưng. Không chỉ có bác sĩ hay luật sư mới luôn kín nhẽ. Hãy tôn trọng đời sống riêng tư của khách hàng. Nếu họ có tin tưởng mà chia sẻ tâm sự với bạn, đừng ba hoa kể lại những câu chuyện ấy khi tán gẫu với bạn bè. Tuyệt đối không đem chuyện của khách hàng ra kể tại những sự kiện quan trọng như một ví dụ về nghề nghiệp của bạn. Thông thường kết cục của những người “hay chuyện” thường không có hậu.
Nhiều bạn trẻ rất đúng giờ vào những tuần đầu tiên đi làm nhưng rồi dần dần chểnh mảng. Dù ở bất kỳ quốc gia nào trên thế giới, có mặt đúng giờ luôn là một thước đo quan trọng đánh giá mức độ chuyên nghiệp. Vì vậy, hãy cố gắng có mặt ít nhất 15 phút trước giờ làm việc hoặc khi cuộc họp bắt đầu. Điều này hoàn toàn không khó thực hiện.
Bạn có thể ước lượng trước thời gian cần làm vệ sinh cá nhân để đặt đồng hồ báo thức, chọn sẵn quần áo từ đêm trước để tránh chuyện không biết mặc gì vào mỗi sáng. Nếu cần, bạn có thể tham khảo thêm kỹ năng quản lý thời gian. Đừng quên tránh những tuyến đường đông đúc và những khung giờ cao điểm để không phải hối hả đến văn phòng trễ vì kẹt xe nhé.
Một điểm thường thấy ở nhiều người Việt trẻ là thói quen đổ thừa cho hoàn cảnh. Có thể bạn thực sự đến trễ vì tắc đường hoặc xe hư. Có thể bạn không hoàn thành công việc đúng lúc do những nguyên nhân ngoài khách quan tầm kiểm soát. Dù sao đi chăng nữa, hãy thẳng thắn nhân lỗi với sếp trực tiếp của bạn và tìm cách thay đổi tình hình thay vì trốn tránh trách nhiệm. Ai ai cũng có thể thỉnh thoảng phạm sai lầm nhưng với thói quen dám làm dám chịu, bạn ắt hẳn sẽ có cơ hội chuộc lỗi và tạo được niềm tin nơi cấp trên.
Ở những năm đầu đi làm, bạn nên xác định mình còn trẻ và tất nhiên không tránh khỏi những sai sót lặt vặt. Những lời góp ý từ các đồng nghiệp và cấp trên dù có đôi khi thẳng thắn đến độ mất lòng nhưng sẽ giúp bạn học được nhiều hơn, trưởng thành hơn và ngày một chuyên nghiệp hơn. Vì thế, bạn hãy tạm cất đi tính tự ái của mình và tính dễ tổn thương (nếu có) để tiếp nhận khen, chê với tinh thần cầu tiến nhất nhé.
15. Tránh “ngồi lê đôi mách”
Những câu chuyện phiếm có thể giúp bạn giảm căng thẳng và tạo sự thân thiết hơn với đồng nghiệp nếu nó chỉ dừng ở mức giải khuây, vô thưởng vô phạt. Tuy nhiên nếu đi quá xa, những câu chuyện tưởng chừng vô bổ này có thể gây ra những hậu quả khôn lường, gây mất tin tưởng và ảnh hưởng đến tinh thần làm việc nhóm. Tốt nhất, bạn nên đứng ngoài những cuộc bàn luận ngoài lề này để tránh bị ảnh hưởng bởi những tin đồn không cần thiết
16. Đã nói được thì phải làm được
Một trong biểu hiện của thái độ chuyên nghiệp là lời nói và hành động phải đi cùng nhau. Nếu đã hẹn hoàn thành báo cáo vào thứ 5, bạn không thể chần chừ đến tận thứ 6. Nếu đã hứa giúp đỡ đồng nghiệp, bạn đừng để họ chờ đợi trong thất vọng. Điều này cũng đồng nghĩa rằng bạn không nên hứa hẹn những gì vượt quá khả năng thực hiện của mình. Hãy cố gắng hết mình để hoàn thành công việc, thậm chí có thể tốt hơn gấp 2, 3 lần những gì đã cam kết để xây dựng uy tín, hình ảnh của mình còn hơn hứa nhiều mà thực sự chẳng làm được bao nhiêu.
Cách mọi người xung quanh nhìn nhận và đánh giá bạn ra sao tùy thuộc rất lớn vào mức độ chuyên nghiệp của bạn trong tác phong công việc. Đừng vô tình để những thói quen “nghiệp dư” từ thời còn đi học làm ảnh hưởng đến hình ảnh cũng như quá trình phát triển sự nghiệp của bạn sau này nhé.
